Organisation der kulturellen Projekte

Um kulturelle Projekte zu organisieren, ist in der Regel eine umfassende Logistik und Kommunikation nötig. Denn diese Projekte werden von vielen Partnern getragen, die zudem höchst unterschiedliche Beiträge leisten. Wenn die Finanzierung oder die Vermarktung z. B. einer Veranstaltung noch mit hinzukommt, muss die Organisation eine Vielzahl von Ebenen einkalkulieren, die sie in der oft langfristigen Vorbereitungszeit bearbeiten muss. Wenn diese Arbeit nicht professionell strukturiert wird, ist der Erfolg des gesamten Projektes gefährdet.

Kulturelle Projekte effektiv verwalten

Zwar kann heute viel von der Logistik computergestützt erledigt werden, aber in praktischen Leben stehen immer noch die traditionellen Mittel des Austauschs im Vordergrund. Trotz der fortschreitenden Internetkommunikation und ihrer fantastischen Möglichkeiten sind viele Menschen noch nicht auf das neue Medium eingestellt. Wer die Hilfe von Partnern in einem kulturellen Projekt braucht, kann ihnen schlecht vorschreiben, in welcher Weise sie formal daran teilnehmen sollen. Viele Sachen sind auch einfach nicht virtuell transportierbar. Da müssen Beispielobjekte oder Ausstellungsgegenstände angeliefert, Schrifttafeln gefertigt oder Fotos und Dokumente verwendet werden, die digital nicht verfügbar sind, und oft für eine bestimmte Zeit bei den Organisatoren verbleiben. Deswegen ist die Anlage eines Verwaltungsarchivs immer die beste Variante, um die vielfältigen Beziehungen zu ordnen.

Mit einfachen Mitteln Struktur schaffen

Da die meisten kulturellen Projekte nur auf Zeit angelegt sind, muss die Verwaltung vor allem praktisch und flexibel sein. Den schnellen Zugriff sichert man am besten mit einem einheitlichen Ordnungssystem. Das muss nicht besonders schön, aber in jedem Falle wirksam sein. Wenn die Organisatoren Folienetiketten online kaufen, haben sie eine effektive Möglichkeit, die unterschiedlichsten Beiträge zu kennzeichnen und zu katalogisieren. Der Inhalt kann dann schnell und im Augenblick des Eintreffens erfasst und sicher abgelegt werden. Dazu wird einfach das Folienetikett ausgefüllt und aufgeklebt. Kommen weitere Sachen dazu, kann das einfach vermerkt werden. Wenn dann noch Zeit bleibt, die verschiedenen Beiträge zentral im PC zu erfassen, ist die Verwaltung perfekt.

Dieser Artikel wurden von Andrea Wiesenthal geschrieben.